나날랩스 블로그"연구노트 보존기간"을 검색하면 "30년"이라는 숫자 하나만 나오고 끝나는 경우가 많습니다. 그런데 30년은 시작일 뿐입니다 — 언제부터 세는지, 다 지나면 어떻게 되는지, 그리고 무엇보다 30년 동안 무엇을 "지켜야" 보존이라고 부를 수 있는지는 따로 찾아봐야 합니다. 이 글은 근거 규정을 기준으로 그 뒷부분까지 정리합니다. 규정은 기관·과제별로 달라질 수 있으므로 실제 적용 전에는 반드시 지침 원문과 소속 기관의 자체 규정을 함께 확인하세요.
왜 "30년"인가
「국가연구개발사업 연구노트 지침」은 연구노트의 보존기간을 연구개발과제 종료일로부터 30년으로 정합니다. 다만 연구개발기관의 장이 자체 규정으로 과제 유형별 보존기간을 달리 정할 수 있다는 단서가 함께 붙습니다 — 그래서 기관마다, 심지어 과제 성격마다 실제 보존기간이 조금씩 다를 수 있습니다.
30년이라는 숫자는 임의로 정해진 게 아닙니다. 특허 분쟁의 소멸시효, 연구 부정 의혹 제기 가능 기간, 기술이 실용화되기까지 걸리는 시간을 감안한 길이입니다. 최근에는 식약처 산하 평가원이 연구노트 관리체계를 손질하며 보관기간을 30년으로 재정비했다는 보도도 있었습니다 — 30년이 문서상의 숫자로 그치지 않고, 기관들이 실제로 점검·정비하는 대상이라는 뜻입니다.
언제부터 세고, 다 지나면 어떻게 되나
기산점은 연구개발과제 종료일입니다. 과제 시작일이나 연구노트 작성일이 아니라는 점을 놓치기 쉽습니다 — 3년짜리 과제라면 과제 시작 시점의 연구노트도 "과제 종료일 + 30년"까지 보존해야 합니다.
과제가 종료되거나 중단되면 연구자는 작성한 연구노트를 소속 연구기관의 장이 지정한 부서에 제출하고, 이후에는 그 관리부서가 보관 책임을 집니다 — 연구자 개인의 서랍이나 개인 컴퓨터에 남겨 두는 것은 지침이 예정한 보관 방식이 아닙니다.
보존기간이 지나거나, 지나지 않았더라도 더 이상 보존할 필요가 없다고 판단되면 임의로 버리는 게 아니라 기관 내 위원회의 심의를 거쳐 폐기합니다. 즉 "30년"은 상한선이자 최소 보장 기간이지, 그 전에 마음대로 지울 수 있다는 뜻은 아닙니다.
서면과 전자연구노트, 30년을 지키는 방법이 다르다
여기서부터가 실무의 함정입니다. "30년 보존"은 파일이나 종이가 어딘가에 남아 있기만 하면 되는 게 아니라, 30년 뒤에도 그것이 "그때 그 내용 그대로"임을 보일 수 있어야 진짜 보존입니다. 서면과 전자는 이 요건을 지키는 방식이 다릅니다.
| 위험 요소 | 서면 연구노트 | 전자연구노트 |
|---|---|---|
| 매체 자체의 훼손 | 화재·수해·분실 — 물리적 원본 하나뿐 | 저장매체 열화, 백업 누락 |
| 30년 뒤에도 읽을 수 있는가 | 종이·잉크가 남아 있으면 그대로 읽힘 | 파일 포맷·소프트웨어 단종 위험 |
| 보관 주체의 존속 | 기관 문서고가 없어지지 않는 한 유지 | 사용하던 클라우드·SaaS 업체가 30년 뒤에도 존재할지 불확실 |
| "그때 그대로"임을 증명 | 제본·페이지 번호·서명의 물리적 흔적 | 별도 장치 없이는 재작성·재저장 여부를 구분하기 어려움 |
| 담당자 교체 대응 | 문서고 인수인계로 대응 | 계정·접근 권한 인수인계가 누락되면 접근 자체가 막힘 |
서면은 원본이 하나뿐이라 분실·훼손에 약하지만, 남아 있기만 하면 "그때 그대로"라는 사실은 물리적 구조(제본, 페이지 번호, 정정 흔적)가 대신 증명해 줍니다. 전자는 복제·백업이 쉬워 분실 위험은 낮지만, 정반대로 "복제하기 쉽다"는 성질 때문에 위·변조 여부를 무엇으로 증명할지를 별도로 마련해야 합니다 — 이 부분은 전자연구노트 요건 글에서 다룬 "일시 자동 기록 + 위·변조 확인"과 그대로 이어지는 문제입니다.
특히 전자연구노트는 30년이라는 시간 축에서 두 가지 위험이 새로 생깁니다.
- 포맷 노후화 — 특정 소프트웨어 전용 포맷으로만 저장하면, 그
소프트웨어가 사라졌을 때 30년은커녕 5년 뒤에도 열지 못할 수 있습니다. 가능한 한 개방형·범용 포맷(마크다운, PDF/A 등)을 함께 남겨야 합니다.
- 서비스 존속성 — 특정 클라우드 서비스나 SaaS에 원본을 맡겨 두면,
그 회사가 폐업하거나 서비스를 종료했을 때 30년 보존 의무가 그대로 좌초할 수 있습니다. 원본은 기관이 통제하는 저장소에 두고, 도구는 그 원본을 다루는 수단으로만 쓰는 편이 안전합니다.
우리 연구소 자가 점검
- 우리 과제의 보존기간 기산점(과제 종료일)과 자체 규정상 보존기간을
정확히 알고 있는가?
- 과제 종료·중단 시 연구노트를 지정 부서에 제출하는 절차가 실제로
지켜지고 있는가?
- 폐기가 필요할 때 위원회 심의를 거치는 절차가 규정에 명시돼 있는가?
- 전자연구노트 원본이 특정 소프트웨어·특정 업체에 종속된 포맷으로만
남아 있지는 않은가?
- 30년 뒤에도 "이 파일이 그때 그 내용 그대로"임을 우리 기관 밖에서
독립적으로 확인할 방법이 있는가?
마지막 항목이 가장 어렵습니다. 자체 서버나 사내 시스템의 기록만으로는 "우리가 그렇다고 말하는 것" 이상이 되기 어렵기 때문입니다. 외부의 신뢰 가능한 앵커에 시점을 새겨 두면, 30년 뒤 담당자가 바뀌고 회사가 시스템을 교체하더라도 그 시점 자체는 제3자가 독립적으로 검증할 수 있습니다 — 비트코인 앵커와 신뢰기관 타임스탬프(RFC 3161)를 함께 쓰는 이중 앵커 방식의 배경도 여기에 있습니다. 자세한 원리는 이중 앵커 이야기를 참고하세요. 정부 R&D를 하지 않는 민간 기업부설연구소라면 애초에 이 30년 보존 의무 자체를 자체 규정으로 설계해야 한다는 점도 함께 기억해 둘 만합니다 — 기업부설연구소 연구노트 글에서 이어서 다뤘습니다.