기관명 하나만 넣으면 결재에 올릴 수 있는 규정이 나옵니다. 5분이면 끝납니다.
국가연구개발과제를 수행하면 연구노트 작성은 의무입니다. 그리고 그 의무는 연구자 개인에게만 있는 것이 아닙니다 — 기관장에게 “자체규정을 마련·관리할 의무”가 따로 있습니다.
여기서 많은 기관이 막힙니다. 지침은 “기록자·기록 날짜·위·변조 여부를 확인할 수 있도록 하라”고만 하고, 구체적인 방법은 기관 자체규정에 위임합니다. 서면으로 할지 전자로 할지도 기관이 정합니다.
“무엇을”은 법이 정하고, “어떻게”는 기관이 정합니다. 그래서 자체규정을 잘 쓰는 것 자체가 컴플라이언스의 핵심입니다. 규정이 없거나 부실하면, 아무리 기록을 잘 남겨도 “기관이 관리 체계를 갖추지 않았다”는 지적을 받습니다.
시중 자료 상당수가 개정 전(구) 지침을 현행처럼 인용합니다. 그대로 베끼면 하지 않아도 될 의무를 스스로 지게 됩니다.
| 흔히 듣는 말 | 판정 | 실제 |
|---|---|---|
| 전자연구노트는 전자서명인증·시점인증·위변조확인 3요건이 강제다 | 구 지침 | 개정 전 내용입니다. 현행은 이를 완화해 확인 가능성만 요구하고 방법은 기관에 위임합니다. |
| 정부가 승인·인증한 전자연구노트를 사야 한다 | 아님 | 구매 의무도, 정부가 SW를 승인·인증하는 제도도 없습니다. 어떤 도구든 자체규정 요건을 담보하면 적법합니다. |
| 모든 과제가 별도 연구노트를 남겨야 한다 | 일부 예외 | 과제 성격에 따라 연차·최종보고서 등으로 갈음할 수 있는 경우가 있습니다. 그 요건을 규정에 적어두는 편이 안전합니다. |
근거: 「국가연구개발사업 연구노트 지침」(과기정통부고시). 조문 번호·문구는 채택 전 최신 원문으로 반드시 재확인하세요.
팀 설정 → 연구노트 자체규정 카드에서 합니다.
규정 본문의 ○○연구소 자리에 들어갑니다. 결재 문서에 쓰는 정식 명칭으로 넣으세요. 예: 나날랩스 기업부설연구소
[규정 미리보기]로 조문을 확인하고, [규정 내려받기]로 파일을 받습니다. 제1조부터 제11조까지 완성된 조문이며, 그중 핵심은 이 셋입니다.
| 조문 | 정하는 것 | nanalStamp가 담보하는 방식 |
|---|---|---|
| 제7조 기록자 확인 | 누가 썼는지 확인 가능할 것 | 계정별 봉인 체인 · 점검자 서명 |
| 제8조 기록 시점 확인 | 언제 썼는지 확인 가능할 것 | 서버 수신 시각 서명 + 비트코인 앵커 |
| 제9조 위·변조 방지 | 고쳤는지 확인 가능할 것 | 내용 해시 · 연속 체인 · 제3자 오프라인 검증 |
이 템플릿은 법률 자문이 아닙니다. 결재 전에 기관의 법무·변리 검토를 받으세요. 특히 제7~9조는 기관이 대외적으로 지게 될 약속이므로, 실제 운영과 어긋나지 않는지 확인이 필요합니다.
기관 내부 결재가 끝났으면 [채택하고 봉인]을 누릅니다. 그 순간의 규정 문서가 봉인되고, 팀 설정 카드에 채택됨 배지와 채택일이 표시됩니다.
감사·평가에서 실제로 나오는 질문은 두 개입니다.
파일의 수정 날짜는 얼마든지 바꿀 수 있습니다. 조사 통지를 받고 급히 만든 규정은 값이 없습니다. 그래서 채택 시점 자체가 증명돼야 합니다.
봉인을 누르면 규정 문서의 해시가 다른 연구기록과 같은 체인에 실려 비트코인에 앵커링됩니다. 그 블록이 만들어진 뒤에는 누구도 — 저희도 — 그 시점을 앞당길 수 없습니다. “우리는 과제 시작 시점에 이미 규정을 갖추고 있었다”가 증명됩니다.
규정 본문은 저희 서버로 전송되지 않습니다. 규정에는 기관명·과제코드·점검자 명단이 들어가므로, 봉인에 필요한 해시만 보냅니다. 연구노트를 봉인할 때와 똑같은 원칙입니다.
내려받은 파일을 기관 내부 결재에 올리고, 결재가 끝난 원본을 보관하세요. 나중에 그 파일의 해시를 다시 계산하면 채택 기록의 해시와 일치해야 합니다 — 그것이 “결재한 그 규정이 맞다”는 확인입니다.
규정을 고치면 기관명을 그대로 두고 다시 [채택하고 봉인]을 누르면 됩니다. 덮어쓰지 않고 이력이 쌓입니다 — 카드에 개정 2회처럼 표시되고, 각 개정 시점이 모두 봉인됩니다. 개정 이력 자체가 “규정을 관리해 왔다”는 증적입니다.
감사·리포트에서 기간을 골라 발급하고 [감사 제출본 저장]을 누르면, 열면 스스로 서명을 검증하는 파일 한 장이 나옵니다. 규정 문서와 그 제출본을 함께 내면 “규정을 만들었고, 그대로 지켰다”가 한 벌로 완성됩니다.
아니요. 기존 규정이 기록자·기록 날짜·위·변조 확인을 담보하고 있다면 그대로 두셔도 됩니다. 다만 그 규정이 구 지침을 베낀 것이라면(전자서명인증 의무 등) 실제로 지키기 어려운 약속이 들어 있을 수 있으니 제7~9조와 대조해 보시길 권합니다.
바로잡은 규정으로 다시 채택하시면 됩니다. 이전 기록은 남지만 그건 문제가 아닙니다 — 정정 이력이 있는 편이 오히려 자연스럽습니다. 기록을 지우는 제품이 아닙니다.
아니요. 이미 발급·봉인된 것은 그대로 남습니다. 내려받은 규정 파일과 감사 제출본은 저희 서버 없이도 검증됩니다. 다만 중단 이후의 새 기록은 쌓이지 않습니다 — 연구기록의 공백은 나중에 소급해서 메울 수 없습니다.
아니요. 자체규정은 기관 단위입니다. 과제별로 필요한 것은 규정이 아니라 그 과제의 연구노트와 감사 리포트입니다.