나날랩스 블로그실험 장면을 스마트폰으로 찍어 두면 그게 연구노트가 될까요. 촬영 화면을 녹화해 두면 그것으로 기록 의무를 채운 걸까요. "연구노트 영상 기록"으로 검색하면 대개 "지침상 가능하다"는 한 줄만 나오고 끝나는데, 그 한 줄만 믿고 실제로 영상·음성만 남겼다가 감사에서 "연구노트 미작성"으로 지적받는 사례가 나옵니다. 이 글은 국가연구개발사업 연구노트 지침이 정한 형식 요건과, "인정된다"는 말이 실무에서 뜻하는 정확한 조건을 정리합니다.
지침이 인정하는 네 가지 기록 형식
2022년 개정 이후 지침은 연구노트를 종이 서면에만 묶어 두지 않습니다. 연구개발기관의 장은 서면, 전자문서(전자연구노트), 음성, 영상 등 다양한 형식으로 연구노트를 작성할 수 있도록 자체규정을 수립하여야 한다고 정합니다. 이전에는 서면이 사실상 기본값이었던 요건을 완화해, 분야나 연구 방식에 맞는 형식을 기관이 선택할 수 있게 한 것입니다. 코드 실행 로그를 스크린 레코딩으로 남기는 전산 연구나, 현장 실험 과정을 영상으로 남기는 것이 텍스트보다 정확한 분야에는 실질적인 변화입니다.
"인정된다"의 진짜 조건 — 개인이 아니라 기관이 정한다
여기서 놓치기 쉬운 지점이 있습니다. 지침 문구는 "영상·음성도 된다"가 아니라 "연구개발기관의 장이 그런 형식을 쓸 수 있도록 자체규정을 수립하여야 한다"입니다. 즉 형식을 정하는 주체는 개별 연구자가 아니라 기관입니다. 우리 기관의 자체규정에 영상·음성 형식이 명시돼 있지 않다면, 연구자가 "지침에 나와 있으니 괜찮다"며 임의로 영상만 남기는 것은 근거가 없는 선택입니다. 전자연구노트 지침이 실제로 요구하는 세 가지에서 다룬 전자연구노트 요건과 마찬가지로, 형식의 허용 여부는 지침이 아니라 소속 기관 규정을 먼저 확인해야 합니다.
스마트폰 촬영만으로 부족한 이유
지침은 형식과 별개로 기록 날짜, 기록자, 위·변조 여부를 확인할 수 있는 장치를 자체규정에 담도록 요구합니다. 전자연구노트라면 기록자· 점검자의 서명 인증 기능이 필수 요건인데, 영상·음성 기록도 결국 같은 층위의 요건을 충족해야 "노트"로 인정됩니다. 그런데 스마트폰으로 찍은 동영상 파일은:
- 촬영 시각(메타데이터)이 기기 설정만으로 쉽게 바뀝니다
- 편집·재인코딩 이력이 남지 않아 원본 여부를 증명하기 어렵습니다
- 기록자·점검자 서명에 해당하는 절차가 없습니다
- 파일이 개인 기기에 있으면 관리대장에 잡히는 보관·열람 이력이 없습니다
즉 "영상으로 찍었다"와 "영상이 연구노트 요건을 갖췄다"는 다른 이야기입니다. 연구노트 사진 첨부가 아무렇게나 붙이면 증거로 안 되는 것과 같은 이유로, 영상·음성도 형식만으로는 부족하고 위변조 확인 장치가 함께 있어야 합니다.
실무에서 쓰이는 절충안 — 본노트 대체 vs 보조자료
현장에서 실제로 쓰는 방식은 영상·음성을 본노트 전체를 대체하기보다는 텍스트 기반 노트(서면 또는 전자연구노트)에 링크·타임스탬프로 연결하는 쪽입니다.
| 형식 | 위변조 확인 | 서명·점검 절차 | 실무에서 흔한 용도 |
|---|---|---|---|
| 서면 | 정정 이력(두 줄 긋기·날인)으로 확인 | 기록자·확인자 자필 서명 | 기본 형식, 대부분 기관의 기본값 |
| 전자연구노트(ELN) | 시스템이 수정 이력·해시를 자동 기록 | 전자서명 인증 기능 필수 | 전산·데이터 중심 연구 |
| 영상·음성 | 원본 파일 보존 + 별도 위변조 확인 장치 필요 | 자체규정에 절차를 별도로 정해야 함 | 현장 실험 과정, 인터뷰·회의 근거자료 |
가장 흔한 실무 형태는 영상 원본 파일을 기관 저장소(관리대장에 이력이 남는 위치)에 보관하고, 실제 연구노트 본문에는 "실험 과정은 [파일명/보관위치]의 영상 참조, 촬영일시 OO"처럼 교차 참조를 남기는 방식입니다. 이렇게 하면 영상은 보조 증거로서 위변조 확인 요건의 부담을 텍스트 노트가 나눠 지게 됩니다.
지금 확인할 것
- [ ] 우리 기관 자체규정에 영상·음성 기록을 연구노트 형식으로 인정한다는
문구가 있는가
- [ ] 인정한다면, 위변조 확인 장치(해시값 기록, 타임스탬프, 접근 통제된
저장소 등)를 규정이 구체적으로 정했는가
- [ ] 영상·음성 기록에도 기록자·점검자 확인 절차가 있는가
- [ ] 원본 파일이 개인 기기가 아니라 관리대장에 이력이 남는 위치에
보관되는가
- [ ] 영상·음성을 본노트로 쓰는지, 텍스트 노트의 보조자료로 쓰는지 규정이
명확히 구분하는가
자체규정에 영상·음성 형식 자체가 없다면, 지금 쓰고 있는 영상·음성 기록은 법적으로는 "참고 자료"이지 "연구노트"가 아닙니다. 적용 전에는 지침 원문과 소속 기관의 자체 연구노트 규정을 함께 확인하시기 바랍니다.